Tietosuojakäytäntö

Päivitetty viimeksi — 9. lokakuuta 2026

Tässä käytännössä kerrotaan, mitä henkilötietoja tämä verkkosivusto kerää, miksi niitä käsitellään, kuinka kauan niitä säilytetään ja mitä oikeuksia sinulla on niihin. Se on laadittu täyttämään yleisen tietosuoja-asetuksen 13 artiklassa säädetty tiedotusvelvollisuus.

1. 01

   Kuka hallinnoi tietojasi

   Specus-sivustoa ylläpitää yksityishenkilö. Alla nimetty henkilö päättää, miten ja miksi tällä verkkosivustolla käsitellään henkilötietojasi.

   Rekisterinpitäjä

   Teresa Maria Santos Silva

   Kauppanimi

   Specus

   Osoite

   1º Impasse da Rua Frei Pedro da Guarda, n.º 45, 9300-066 Câmara de Lobos, Madeira, Portugal

   Sähköposti

   hello@specus.ai

   Jos sinulla on kysyttävää tästä käytännöstä tai tiedoistasi, kirjoita osoitteeseen hello@specus.ai.

2. 02

   Mitä tietoja kerätään

   Tämä käytäntö kattaa vierailut tällä sivustolla, kyselyt, jotka lähetetään sen yhteydenottolomakkeen kautta ja sähköpostitse osoitteeseen hello@specus.ai. Erillisessä ilmoituksessa kuvataan kaikki asiakassuhteen kannalta tarvittava lisäkäsittely.

   (a) Yhteydenottolomakkeen kautta antamasi tiedot

   • * Nimesi:
   • Sähköpostiosoitteesi
   • Valitsemasi sitoutumisen tyyppi
   • Viesti, jonka kirjoitat

   Jos lähetät meille sähköpostia suoraan, saamme sähköpostiosoitteesi, mahdollisesti antamasi nimen, viestin, sen toimitusmetatiedot ja mahdolliset lähettämäsi liitteet. Lähetä vain tiedustelusi selvittämiseen tarvittavat tiedot, äläkä sisällytä niihin salasanoja, henkilöllisyystodistuksia tai arkaluonteisia henkilötietoja.

   (b) Tekniset tiedot, joita käsitellään palvelun toimittamiseksi ja suojaamiseksi

   • IP-osoite, pyydetty URL-osoite ja pyynnön aika
   • Selaimen ja laitteen tiedot, jotka lähetetään HTTP-otsakkeissa, mukaan lukien ensisijaiset kielet
   • Yhteys-, suojaus- ja sähköpostin toimitustiedot, kuten toimituksen tila, lähettäjä, vastaanottaja, aihe ja viestin tunniste

   Cloudflare käsittelee yhteys- ja turvallisuustietoja sivustoa palvellessaan ja tuottaa operatiivisia liikennetilastoja. Sovellus ei pidä rutiininomaista lokia jokaisesta sivukäynnistä, asenna kävijäanalytiikkaa tai tallenna istuntoja. Se ei kirjoita yhteystietojen lähettämisen sisältöä toimintalokeihinsa tai yhteystietojen tietokantaan.

   Yhteydenottolomakkeen käyttö lataa Cloudflare Turnstilen. Palvelu käsittelee IP-osoitetta, TLS-sormenjälkeä sekä User-Agent-, sitekey- ja origin-signaaleja erottaakseen ihmiset boteista.

   Kielineuvottelu käyttää selaimen ensisijaisia kieliä ilman IP-osoitteen maantieteellistä sijaintia. Manuaalinen kielen valinta tallentaa vain valitun kielikoodin istuntokohtaiseen evästeeseen, joka on kuvattu evästekäytännössä. Tämä palvelee pyytämääsi kieltä, eikä se tunnista tai profiloi sinua.

   Yhteydenottolomakkeen väärinkäytön rajoittamiseksi palvelin tallentaa asiakkaan IP-osoitteen SHA-256-hash-arvon ja pyyntöjen määrän enintään kymmenen minuutin ajaksi. Nämä ovat pseudonymisoituja henkilötietoja, eivät anonyymejä tietoja. Laskuri ei sisällä nimeä, sähköpostiosoitetta tai viestin tekstiä, ja se jaetaan vain sivuston sovellusten välillä.

3. 03

   Miksi niitä käsitellään ja millä oikeusperusteella

   Päivä	Tarkoitus	Oikeudellinen perusta
   Mahdollisten yksityisasiakkaiden tiedustelut	Vastataksemme palvelupyyntöihin ja toteuttaaksemme toimenpiteitä, joita pyydät ennen sopimuksen tekemistä.	Sopimusta edeltävät toimet – 6 artiklan 1 kohdan b alakohta.
   Muut tiedustelut ja yritysten edustajien yhteystiedot	Viestiin vastaaminen ja viestintä edustamanne organisaation kanssa.	Oikeutettu etu – 6 artiklan 1 kohdan f alakohta Saapuvan kirjeenvaihdon ja liiketoimintaan liittyvien tiedustelujen käsittely.
   Asiakastyöksi muuttuvat tiedustelut	Sopimuksen solmiminen ja hallinta.	Sopimus – 6 artiklan 1 kohdan b alakohta, jos olet sopimuspuoli; oikeutettu etu – 6 artiklan 1 kohdan f alakohta, jos olet organisaation edustaja.
   Tekniset tiedot, Turnstile-tarkistus ja väärinkäytöslaskuri	Sivujen ja sähköpostin toimittaminen, palvelun pitäminen käytettävissä ja virheiden tai väärinkäytösten tutkiminen.	Oikeutettu etu – 6 artiklan 1 kohdan f alakohta Luotettava viestintä ja suojaus roskapostia ja hyökkäyksiä vastaan.
   Lain tai tietyn riidan edellyttämät tiedot	Sovellettavien kirjanpitovelvollisuuksien täyttämiseksi tai oikeudellisten vaateiden laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.	Oikeudellinen velvoite – 6 artiklan 1 kohdan c alakohta, mukaan lukien sovellettavissa olevat Portugalin verotietojen säilyttämistä koskevat säännöt; oikeutettu etu – 6 artiklan 1 kohdan f alakohta, oikeusvaatimusten osalta.

   Tiedustelun lähettäminen on vapaaehtoista eikä se ole lakisääteinen vaatimus. Lomake vaatii nimen, voimassa olevan sähköpostiosoitteen ja viestin, jotta voimme ymmärtää sen ja vastata siihen; yhteydenottotyypin valitseminen on vapaaehtoista. Ilman vaadittuja tietoja lomake ei voi lähettää pyyntöäsi. Tavallinen selaaminen sisältää edelleen edellä kuvatun teknisen käsittelyn.

4. 04

   Kuinka kauan tietoja säilytetään

   Tiedustelut, joista ei tule asiakastyötä

   Viestit ja niihin liittyvät yhteystiedot poistetaan kirjeenvaihdon postilaatikosta 12 kuukauden kuluttua viimeisestä vuorovaikutuksesta. Operaattori tarkastaa ja poistaa vanhentuneet viestit; tämä on postilaatikon menettely, ei yhteydenottolomakkeen automaattinen ajastin.

   Asiakastyöksi muuttuvat tiedustelut

   Toimeksiannon perustamiseen tai hallintaan tarvittavasta kirjeenvaihdosta tulee osa asiakasrekisteriä, ja sitä säilytetään toimeksiannon keston ajan. Tämän jälkeen säilytetään ainoastaan asiakirjat, joita soveltuva kirjanpitovelvollisuus tai tietty oikeudellinen vaatimus edellyttää. Tarpeettomiin tiedustelukopioihin sovelletaan 12 kuukauden sääntöä. Toimeksianto-ilmoituksessa ilmoitetaan mahdolliset muut tietueet ja säilytysajat.

   Verotiedot ja riidat

   Jos Portugalin verosäännöt edellyttävät tietojen säilyttämistä, asiaankuuluvia laskuja, rekistereitä ja asiakirjoja säilytetään 10 seuraavan kalenterivuoden ajan ALV-lain 52 artiklan mukaisesti, sovellettavien lakisääteisten erityisten aloituspäivien mukaisesti. Tavallista tutkimusta ei säilytetä kymmenen vuotta vain siksi, että se on lähetetty. Asiakirjoja, joihin liittyy erityinen riita-, tutkinta- tai säilytysvelvollisuus, käytetään vain kyseiseen tarkoitukseen ja säilytetään, kunnes velvollisuus päättyy tai asia ja mahdollinen täytäntöönpano on lopullisesti ratkaistu.

   Ota yhteyttä väärinkäyttölaskuriin

   Vanhenee automaattisesti viimeistään kymmenen minuuttia ensimmäisen lasketun pyynnön jälkeen. Muut yritykset eivät aloita tätä ajanjaksoa uudelleen. Redis-pysyvyys on poistettu käytöstä tälle laskurille.

   Turnstile-tarkistus

   Tunnisteet vanhenevat 5 minuutin kuluttua ja ovat kertakäyttöisiä. Sovellus pitää niitä vain muistissa tarkistusta varten eikä tallenna niitä tai kirjoita niitä lokiin.

   Alkuperän operatiiviset lokit

   Rutiininomainen sivujen käytön kirjaaminen on poistettu käytöstä. Teknisten sovellusten ja välityspalvelimen lokit kiertävät koon mukaan: enintään kolme 10 Mt:n tiedostoa säilöä kohti, ja vanhin tiedosto poistetaan kiertämisen yhteydessä. Tämä on kokoon perustuva rajoitus, ei lupaus tiedostojen poistamisesta tietyn määrän päivien kuluttua. Yhteyshenkilöiden nimet, sähköpostiosoitteet ja viestien sisältö jätetään sovelluslokiviestien ulkopuolelle.

   Cloudflare-sähköpostitapahtumien tietueet

   Cloudflare säilyttää sähköpostin lähetys- ja reititystapahtuman metatiedot 31 päivän ajan. Nämä tietueet voivat sisältää lähettäjän, vastaanottajan, aiheen, viestin tunnisteen ja toimitustuloksen. Tämä aika on eri asia kuin vastaanottavan postilaatikossa säilytettävä kirjeenvaihto.

   Postilaatikon poistaminen ja palveluntarjoajan tietueet

   Outlook.com voi säilyttää viestejä enintään 30 päivän ajan sen jälkeen, kun ne on poistettu Poistetut-kansiosta, ellei laki velvoita säilyttämään niitä. Cloudflare ja Microsoft määrittävät myös omien tietoturva- ja lakisääteisten tietojensa säilyttämisen käyttämällä palvelun tarkoitusta, tietoturvariskejä ja sovellettavia lakisääteisiä velvollisuuksia, jotka on kuvattu niiden julkaistuissa tietosuojailmoituksissa. Emme vie ylimääräistä arkistoa verkkosivuston liikennelokeista.

   • Cloudflaren sähköpostitapahtuman säilyttäminen
   • Portugalin alv-koodi – 52 artikla

5. 05

   Kuka muu näkee sen

   Specus ei myy tietojasi eikä käytä kyselyäsi markkinointitarkoituksiin. Pääsy tietoihin on rajoitettu operaattorille, henkilöille, joilla on valtuudet ylläpitää sivustoa tai vastata kyselyihin, sekä palveluntarjoajille, jotka osallistuvat isännöintiin ja sähköpostin toimittamiseen:

   Hetzner Online GmbH — Saksa

   Isännöi verkkosivuston sovellusta ja sen lyhytikäistä väärinkäyttölaskuria palvelimella, joka sijaitsee Falkensteinissa, Saksassa. Sovellus käsittelee yhteydenottolomakkeen tällä palvelimella, eikä erillistä isännöityä lomakealustaa ole olemassa.

   Cloudflare, Inc. – Yhdysvallat

   Tarjoaa DNS:n, verkkosivuston toimitus- ja suojausvälityspalvelimen sekä sähköpostipalvelun lomakeviestien lähettämiseen ja osoitteeseen hello@specus.ai osoitetun sähköpostin edelleenlähettämiseen. Se käsittelee verkkosivuston pyyntötietoja sekä sähköpostin toimittamiseen tarvittavaa viestin sisältöä ja metatietoja. Sen tietojenkäsittelyä koskeva lisäys on sisällytetty sen itsepalvelutilaussopimukseen, joka koskee asiakassisällön käsittelyä.

   Microsoft — Outlook.com

   Vastaanottava postilaatikko käyttää Microsoftin kuluttajille tarkoitettua Outlook.com-palvelua kirjeenvaihdon vastaanottamiseen, säilyttämiseen ja hallintaan. Tietosuojalausekkeessa Microsoft Corporation ja Microsoft Ireland Operations Limited nimetään rekisterinpitäjinä ETA-alueella tapahtuvan käsittelyn osalta. Postilaatikkoon sovelletaan tätä lauseketta; sitä ei esitetä tässä yrityksen Microsoft 365 -postilaatikkona, jota koskisi yrityskäyttöön tarkoitettu tietojenkäsittelysopimus.

   Palveluntarjoajat voivat käyttää valtuutettuja alihankkijoita ja voivat myös käsitellä tietoja omien palvelujensa turvallisuuden ja lakisääteisten velvoitteidensa vuoksi, kuten niiden julkaisemissa ilmoituksissa kuvataan. Tietoja voidaan luovuttaa toimivaltaiselle viranomaiselle, jos laki sitä edellyttää, tai oikeudellisille neuvonantajille, jos se on tarpeen tietyn vaatimuksen kannalta.

   Cloudflare toimii henkilötietojen käsittelijänä suojatessaan tätä sivustoa ja rekisterinpitäjänä parantaessaan Turnstilen bottien tunnistusta, kuten Turnstilen tietosuojalisäyksessä selitetään.

   • Hetznerin tietosuojailmoitus
   • Hetznerin tietosuoja ja alihankkijat
   • Cloudflaren tietosuojakäytäntö
   • Cloudflare Turnstilen tietosuojalisäys
   • Cloudflaren tietojenkäsittelyn lisäys
   • Microsoftin tietosuojalauseke

6. 06

   Poistuuko data EU:sta?

   Alkuperäpalvelin sijaitsee Saksassa. Hetzner toteaa, että sen EU-palvelimilla olevaa tietoa käsitellään EU:n sisällä ja että tukea tarjotaan EU:n sisällä. Tämä isännöintipaikka ei tarkoita, että kaikki verkkosivuston ja sähköpostin käsittely pysyy EU:ssa tai Euroopan talousalueella (ETA).

   Cloudflare ylläpitää maailmanlaajuista verkkoa ja voi käsitellä verkkosivuston liikennettä, turvallisuustietoja ja sähköpostia ETA:n ulkopuolella, mukaan lukien Yhdysvalloissa. Sen julkaisema tietojenkäsittelyä koskeva lisäys sisältää EU:n ja Yhdysvaltojen välisen tietosuojakehyksen mukaiset siirrot Cloudflarelle sekä Euroopan komission vakiosopimuslausekkeet, joissa on lisäturvalausekkeet rajoitettuja siirtoja varten. Sovellettavat maat ja palvelukohtaiset alihankkijat on kuvattu Cloudflaren nykyisessä alihankkijoiden luettelossa.

   Microsoft voi käsitellä postilaatikkotietoja ETA-alueella, Yhdysvalloissa ja muissa maissa, joissa sillä on toimipaikkoja. Sen julkaisema luettelo sisältää Australia, Brasilia, Kanada, Hongkong, Intia, Japani, Korea, Malesia, Singapore, Etelä-Afrikka ja Yhdistynyt kuningaskunta. Sen tietosuojalausekkeessa kuvataan EU:n ja Yhdysvaltojen välisen tietosuojakehyksen mukaiset siirrot Microsoft Corporationille ja vakiosopimuslausekkeet tai soveltuva tietosuojan riittävyyttä koskeva päätös muille asiaankuuluville siirroille.

   Nämä suojatoimet koskevat yleisen tietosuoja-asetuksen 45 ja 46 artiklan mukaisia siirtoja. Voit tutustua palveluntarjoajien julkaisemiin suojatoimiin alla olevien linkkien kautta tai pyytää osoitteesta hello@specus.ai tietoja tai kopion sovellettavista suojatoimista, luottamuksellisten tietojen välttämätöntä suojaa huomioiden.

   • Cloudflaren siirtosuojatoimet
   • Cloudflaren alihankkijoiden sijainnit
   • Microsoftin tallennuspaikat ja siirron suojaus

7. 07

   Oikeutesi tietoihisi

   Seuraavia oikeuksia sovelletaan GDPR:n edellytysten ja poikkeusten mukaisesti. Sinun ei tarvitse olla asiakas, jotta voit tehdä pyynnön.

   Pääsy – 15 artikla

   Kysy, mitä tietoja sinusta on tallennettu ja saat kopion niistä.

   Oikaisu – 16 artikla

   Pyytää virheellisten tietojen korjaamista ja puutteellisten tietojen täydentämistä.

   Poistaminen – 17 artikla

   Pyytää tietojesi poistamista, jos niiden säilyttämiseen ei ole pakottavaa syytä.

   Rajoitukset – 18 artikla

   Pyytää käsittelyn rajoittamista, esimerkiksi kun tietojen paikkansapitävyyttä tai vastustusta arvioidaan, jos 18 artiklan ehdot täyttyvät.

   Tietojen siirrettävyys – 20 artikla

   Saat antamiasi tietoja jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, jos käsittely on automatisoitua ja perustuu suostumukseesi tai sopimukseen; pyydä suoraa siirtoa, jos se on teknisesti mahdollista.

   Vastalause – 21 artikla

   Oikeus vastustaa milloin tahansa omaan erityiseen tilanteeseensa liittyvistä syistä oikeutettuihin etuihin perustuvaa käsittelyä. Meidän on lopetettava tietojen käsittely, ellemme pysty osoittamaan pakottavia pakottavia syitä tai tarvitse tietoja oikeudellisiin vaatimuksiin. Suoramarkkinoinnin vastustaminen on ehdotonta; Specus ei käytä kyselytietoja tähän tarkoitukseen.

   Voit käyttää oikeuksiasi kirjoittamalla osoitteeseen hello@specus.ai. Vastaamme pyyntöösi ilman aiheetonta viivytystä ja kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Mikäli pyyntöjen monimutkaisuus tai määrä edellyttää enintään kahden kuukauden lisäaikaa, selitämme pidennyksen ensimmäisen kuukauden aikana. Voimme pyytää suhteellisia tietoja henkilöllisyytesi vahvistamiseksi, jos on olemassa kohtuullisia epäilyksiä.

   Pyynnöt ovat yleensä maksuttomia. Ainoastaan ilmeisen perusteettomista tai kohtuuttomista pyynnöistä voidaan evätä pääsy tietoihin tai periä kohtuullinen hallinnollinen maksu 12 artiklan 5 kohdan mukaisesti. Jos pyyntö hylätään, selitämme syyn ja kerromme, että sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle tai hakea oikeussuojaa.

8. 08

   Valitus valvontaviranomaiselle

   Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavalvontaviranomaiselle, erityisesti siinä EU:n jäsenvaltiossa, jossa vakinainen asuinpaikkasi tai työpaikkasi on tai jossa väitetty rikkominen on tapahtunut. Sinun ei tarvitse ottaa meihin yhteyttä ensin.

   Portugalin valvontaviranomainen on Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD). Yhteystiedot: geral@cnpd.pt, puhelin +351 213 928 400 tai osoite Av. D. Carlos I, 134, 1.º, 1200-651 Lisboa, Portugal. Tietoa valituksen tekemisestä: https://www.cnpd.pt/.

   • CNPD – oikeudet ja valitukset

9. 09

   Ei automatisoitua päätöksentekoa

   Emme tee sinua koskevia päätöksiä, jotka perustuvat pelkästään automaattiseen käsittelyyn, mukaan lukien profilointi, jolla on sinulle oikeudellisia vaikutuksia tai joka vaikuttaa sinuun vastaavalla tavalla merkittävästi artiklan 22 mukaisesti. Henkilö arvioi tiedustelut. Automaattiset turvatarkastukset ja yhteydenottomäärän rajoitus voivat kyseenalaistaa tai estää epäillyt väärinkäyttöpyynnöt; ne eivät päätä, hyväksytäänkö sinut asiakkaaksi.

10. 10

    Miten muutoksista ilmoitetaan

    Kun tähän käytäntöön tehdään muutoksia, yläreunassa oleva päivämäärä päivitetään ja edellinen versio säilytetään viitetietona. Ennen kuin käytämme tietojasi uuteen tarkoitukseen, annamme sinulle 13 artiklan 3 kohdassa vaaditut tiedot. Jos muutos vaikuttaa avoimeen tiedusteluun tai toimeksiantoon, annamme asianmukaisen ilmoituksen suoraan käyttämällä jo tallennettuja yhteystietoja.

Kysymykset tästä käytännöstä lähetetään osoitteeseen hello@specus.ai. Katso myös käyttöehdot ja evästekäytäntö.