Informations légales — Politique de confidentialité
Dernière mise à jour — 9 octobre 2026
Cette politique explique quelles données personnelles ce site collecte, pourquoi elles sont traitées, combien de temps elles sont conservées et quels sont vos droits. Elle répond à l’obligation d’information prévue par l’article 13 du règlement général sur la protection des données.
01
Qui est responsable de vos données
Specus est exploitée par une personne physique. La personne identifiée ci-dessous décide des finalités et des modalités du traitement de vos données personnelles par ce site.
- Responsable du traitement
- Teresa Maria Santos Silva
- Nom commercial
- Specus
- Adresse
- 1º Impasse da Rua Frei Pedro da Guarda, n.º 45, 9300-066 Câmara de Lobos, Madeira, Portugal
- hello@specus.ai
Pour toute question sur cette politique ou vos données, écrivez à hello@specus.ai.
02
Les données collectées
Cette politique couvre les visites de ce site, les demandes envoyées par son formulaire de contact et les e-mails adressés à hello@specus.ai. Une notice distincte décrira tout traitement supplémentaire nécessaire à une mission client.
(a) Données transmises par le formulaire de contact
- Votre nom
- Votre adresse e-mail
- Le type de projet choisi
- Votre message
Si vous nous écrivez directement, nous recevons votre adresse e-mail, le nom éventuellement indiqué, le message, ses métadonnées d’acheminement et les pièces jointes que vous choisissez d’envoyer. Transmettez uniquement les informations nécessaires à votre demande, sans mot de passe, document d’identité ni information personnelle sensible.
(b) Données techniques nécessaires au fonctionnement et à la protection du service
- Adresse IP, URL demandée et heure de la requête
- Informations sur le navigateur et l’appareil transmises dans les en-têtes HTTP, notamment les langues préférées
- Informations de connexion, de sécurité et d’acheminement des e-mails : statut de livraison, expéditeur, destinataire, objet et identifiant du message
Cloudflare traite des données de connexion et de sécurité pour fournir le site et produit des statistiques opérationnelles de trafic. L’application ne conserve pas de journal systématique des visites, n’installe pas d’outil d’analyse des visiteurs et n’enregistre pas les sessions. Le contenu des demandes de contact n’est inscrit ni dans ses journaux opérationnels ni dans une base de données de contacts.
L’utilisation du formulaire de contact charge Cloudflare Turnstile. Ce service traite l’adresse IP, l’empreinte TLS et les signaux User-Agent, sitekey et origin pour distinguer les personnes des robots.
La sélection de la langue utilise les préférences du navigateur, sans géolocalisation par adresse IP. Un choix manuel conserve uniquement le code de la langue dans le cookie de session décrit dans la politique relative aux cookies. Cela permet d’afficher la langue demandée sans vous identifier ni établir de profil.
Pour limiter les abus du formulaire, le serveur conserve une empreinte SHA-256 de l’adresse IP du client et un compteur de requêtes pendant dix minutes au maximum. Il s’agit de données personnelles pseudonymisées, et non anonymes. Le compteur ne contient ni nom, ni adresse e-mail, ni texte du message et n’est partagé qu’entre les instances de l’application du site.
03
Finalités et bases juridiques du traitement
Données Finalité Base juridique Demandes de particuliers susceptibles de devenir clients Répondre à une demande de services et effectuer les démarches précontractuelles demandées. Mesures précontractuelles — art. 6(1)(b). Autres demandes et coordonnées des représentants d’organisations Répondre à votre message et communiquer avec l’organisation que vous représentez. Intérêt légitime — art. 6(1)(f). Gestion de la correspondance reçue et des demandes professionnelles. Demandes débouchant sur une mission client Établir et administrer la mission. Contrat — art. 6(1)(b), lorsque vous êtes partie au contrat ; intérêt légitime — art. 6(1)(f), pour les représentants d’une organisation. Données techniques, vérification Turnstile et compteur d’abus Fournir les pages et les e-mails, assurer la disponibilité du service et examiner les erreurs ou les abus. Intérêt légitime — art. 6(1)(f). Fiabilité des communications et protection contre le spam et les attaques. Documents exigés par la loi ou nécessaires à un litige précis Respecter les obligations de conservation applicables ou constater, exercer ou défendre des droits en justice. Obligation légale — art. 6(1)(c), notamment les règles fiscales portugaises de conservation ; intérêt légitime — art. 6(1)(f), pour les droits en justice. L’envoi d’une demande est volontaire et n’est pas une obligation légale. Le formulaire exige un nom, une adresse e-mail valide et un message pour comprendre votre demande et y répondre ; le type de projet est facultatif. Sans ces informations obligatoires, votre demande ne peut pas être envoyée. La navigation ordinaire implique néanmoins les traitements techniques décrits ci-dessus.
04
Durées de conservation
- Demandes sans suite commerciale
- Les messages et coordonnées associés sont supprimés de la boîte de correspondance 12 mois après le dernier échange. L’exploitante vérifie et supprime les messages arrivés à échéance : il s’agit d’une procédure de gestion de la messagerie, pas d’un délai automatique dans le formulaire.
- Demandes débouchant sur une mission client
- La correspondance nécessaire pour établir ou administrer la mission intègre le dossier client et est conservée pendant la mission. Ensuite, seuls les documents exigés par une obligation de conservation applicable ou nécessaires à un droit en justice précis sont conservés. Les copies de demandes devenues inutiles suivent la règle des 12 mois. La notice de la mission précise les éventuels documents et délais supplémentaires.
- Documents fiscaux et litiges
- Lorsque les règles fiscales portugaises imposent une conservation, les factures, registres et justificatifs concernés sont conservés pendant les 10 années civiles suivantes conformément à l’article 52 du code de la TVA, avec les points de départ particuliers prévus par la loi. Une simple demande n’est pas conservée dix ans du seul fait de son envoi. Les documents soumis à un litige, une enquête ou une obligation de préservation précis sont réservés à cette finalité et conservés jusqu’à la fin de l’obligation ou au règlement définitif de l’affaire et de son éventuelle exécution.
- Compteur d’abus du formulaire
- Il expire automatiquement au plus tard dix minutes après la première requête comptabilisée. Les tentatives suivantes ne prolongent pas ce délai. La persistance Redis est désactivée pour ce compteur.
- Vérification Turnstile
- Les jetons expirent après 5 minutes et ne peuvent être utilisés qu’une fois. L’application les conserve uniquement en mémoire pour la vérification, sans les stocker ni les consigner dans ses journaux.
- Journaux opérationnels du serveur d’origine
- La journalisation systématique des accès aux pages est désactivée. Les journaux techniques de l’application et du proxy sont soumis à une rotation par taille : au maximum trois fichiers de 10 MB par conteneur ; le plus ancien est supprimé lors de la rotation. Il s’agit d’une limite de taille, pas d’une promesse de suppression après un nombre fixe de jours. Les noms, adresses e-mail et contenus des messages de contact sont exclus des journaux de l’application.
- Événements de messagerie Cloudflare
- Cloudflare conserve les métadonnées des événements d’envoi et de routage des e-mails pendant 31 jours. Elles peuvent inclure l’expéditeur, le destinataire, l’objet, l’identifiant du message et le résultat de l’acheminement. Ce délai est distinct de celui applicable à la correspondance conservée dans la boîte destinataire.
- Suppression des messages et documents des prestataires
- Outlook.com peut conserver les messages jusqu’à 30 jours après leur retrait des Éléments supprimés, sauf obligation légale de conservation. Cloudflare et Microsoft déterminent aussi les délais de leurs propres documents de sécurité et documents légaux selon la finalité du service, les risques de sécurité et les obligations applicables décrits dans leurs déclarations de confidentialité. Nous n’exportons pas d’archive supplémentaire des journaux de trafic du site.
05
Qui peut accéder aux données
Specus ne vend pas vos données et n’utilise pas votre demande à des fins de marketing. L’accès est limité à l’exploitante, aux personnes autorisées à administrer le site ou à répondre aux demandes, et aux prestataires intervenant dans l’hébergement et l’acheminement des e-mails :
- Hetzner Online GmbH — Allemagne
- Héberge l’application du site et son compteur d’abus de courte durée sur un serveur à Falkenstein, en Allemagne. L’application traite le formulaire sur ce serveur ; aucune plateforme de formulaire hébergée distincte n’intervient.
- Cloudflare, Inc. — États-Unis
- Fournit le DNS, le proxy de diffusion et de sécurité du site, ainsi qu’Email Service pour envoyer les messages du formulaire et transférer les e-mails adressés à hello@specus.ai. Cloudflare traite les données des requêtes et le contenu et les métadonnées nécessaires à l’acheminement des e-mails. Son avenant relatif au traitement des données fait partie de son Self-Serve Subscription Agreement pour le traitement du contenu client.
- Microsoft — Outlook.com
- La boîte destinataire utilise le service grand public Outlook.com de Microsoft pour recevoir, conserver et gérer la correspondance. Microsoft Corporation et Microsoft Ireland Operations Limited figurent dans sa Déclaration de confidentialité pour les traitements en qualité de responsable dans l’EEE. Cette boîte relève de cette déclaration ; elle n’est pas présentée ici comme une boîte Microsoft 365 professionnelle assortie d’un accord professionnel de traitement des données.
Les prestataires peuvent faire appel à des sous-traitants autorisés et traiter certaines informations pour assurer leur propre sécurité et respecter leurs obligations légales, conformément à leurs notices. Les données peuvent être communiquées à une autorité compétente lorsque la loi l’exige, ou à des conseils juridiques si un litige précis le nécessite.
Cloudflare agit comme sous-traitant pour protéger ce site et comme responsable du traitement pour améliorer la détection des robots par Turnstile, conformément à son addendum sur la confidentialité de Turnstile.
06
Transferts hors de l’UE
Le serveur d’origine se trouve en Allemagne. Hetzner indique que les données de ses serveurs européens sont traitées dans l’UE et que son assistance est assurée dans l’UE. Ce lieu d’hébergement ne signifie pas que tous les traitements du site et des e-mails restent dans l’UE ou l’Espace économique européen (EEE).
Cloudflare exploite un réseau mondial et peut traiter le trafic du site, les données de sécurité et les e-mails hors de l’EEE, notamment aux États-Unis. Son avenant public relatif au traitement des données prévoit des transferts vers Cloudflare dans le cadre de protection des données UE–États-Unis, ainsi que les clauses contractuelles types de la Commission européenne, assorties de garanties supplémentaires, pour les transferts soumis à restrictions. Les pays et les sous-traitants propres à chaque service figurent dans la liste actuelle de Cloudflare.
Microsoft peut traiter les données de messagerie dans l’EEE, aux États-Unis et dans les autres pays où elle dispose d’installations. Sa liste publique comprend l’Australie, le Brésil, le Canada, Hong Kong, l’Inde, le Japon, la Corée, la Malaisie, Singapour, l’Afrique du Sud et le Royaume-Uni. Sa Déclaration de confidentialité décrit les transferts vers Microsoft Corporation dans le cadre de protection des données UE–États-Unis, ainsi que les clauses contractuelles types ou une décision d’adéquation applicable pour les autres transferts concernés.
Ces garanties concernent les transferts prévus aux articles 45 et 46 du RGPD. Consultez les garanties publiées via les liens ci-dessous ou écrivez à hello@specus.ai pour obtenir des informations ou une copie des garanties applicables, sous réserve de la protection nécessaire des informations confidentielles.
07
Vos droits sur vos données
Les droits suivants s’exercent sous réserve des conditions et exceptions du RGPD. Il n’est pas nécessaire d’être client pour faire une demande.
- Accès — art. 15
- Demandez quelles données vous concernant sont détenues et recevez-en une copie.
- Rectification — art. 16
- Faites corriger les données inexactes et compléter celles qui sont incomplètes.
- Effacement — art. 17
- Demandez la suppression de vos données lorsqu’aucun motif prépondérant ne justifie leur conservation.
- Limitation — art. 18
- Demandez la limitation du traitement, par exemple pendant la vérification de l’exactitude ou l’examen d’une opposition, lorsque les conditions de l’article 18 sont réunies.
- Portabilité — art. 20
- Recevez les données que vous avez fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine lorsque le traitement est automatisé et fondé sur votre consentement ou un contrat ; demandez un transfert direct lorsqu’il est techniquement possible.
- Opposition — art. 21
- Vous pouvez vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à un traitement fondé sur l’intérêt légitime. Nous devons y mettre fin, sauf motif légitime impérieux prépondérant démontré ou nécessité liée à des droits en justice. L’opposition à la prospection directe est inconditionnelle ; Specus n’utilise pas les demandes à cette fin.
Écrivez à hello@specus.ai pour exercer vos droits. Nous répondons sans retard injustifié et dans le mois suivant la réception de la demande. Si sa complexité ou le nombre de demandes exige jusqu’à deux mois supplémentaires, nous expliquons cette prolongation dans le premier mois. En cas de doute raisonnable, nous pouvons demander des informations proportionnées pour confirmer votre identité.
Les demandes sont normalement gratuites. Seules les demandes manifestement infondées ou excessives peuvent être refusées ou donner lieu à des frais administratifs raisonnables au titre de l’article 12(5) ; nous devons justifier cette décision. En cas de refus, nous expliquons le motif et votre droit de saisir une autorité de contrôle ou d’exercer un recours juridictionnel.
08
Réclamation auprès d’une autorité de contrôle
Vous pouvez saisir une autorité de contrôle de la protection des données, notamment dans l’État membre de l’UE où vous résidez ou travaillez habituellement, ou où l’infraction présumée s’est produite. Vous n’êtes pas tenu de nous contacter d’abord.
L’autorité de contrôle portugaise est la Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD). Vous pouvez la contacter à geral@cnpd.pt, au +351 213 928 400, ou à Av. D. Carlos I, 134, 1.º, 1200-651 Lisboa, Portugal. Les modalités de réclamation sont disponibles sur https://www.cnpd.pt/.
09
Aucune décision automatisée
Nous ne prenons pas de décision vous concernant exclusivement sur la base d’un traitement automatisé, y compris le profilage, produisant des effets juridiques ou vous affectant de manière significative au sens de l’article 22. Les demandes sont examinées par une personne. Les contrôles automatiques de sécurité et la limitation du formulaire peuvent soumettre à vérification ou bloquer des requêtes suspectées d’abus ; ils ne décident pas de votre acceptation comme client.
10
Information sur les modifications
Lorsque cette politique change, sa date est actualisée et la version précédente est conservée pour référence. Avant de traiter vos données pour une nouvelle finalité, nous fournissons les informations exigées par l’article 13(3). Si une modification concerne une demande ou une mission en cours, nous vous en informons directement aux coordonnées déjà détenues.
Pour toute question sur cette politique, écrivez à hello@specus.ai. Consultez aussi les conditions d’utilisation et la politique relative aux cookies.